Datenschutzerklärung

Stand: 04.10.2026

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Software PestDoc. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie ausführlich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Schädlingsbekämpfungs-Management-Software.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

PestDoc GmbH

Musterstraße 123

12345 Berlin

Deutschland

E-Mail: datenschutz@pestdoc.de
Telefon: +49 30 123456789

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Max Mustermann

Datenschutzbeauftragter PestDoc GmbH

E-Mail: datenschutz@pestdoc.de

3. Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

4. Arten der verarbeiteten Daten

4.1 Benutzerkontodaten

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Passwort (verschlüsselt gespeichert)
Spracheinstellungen und Zeitzone
Anmeldezeitpunkt und -häufigkeit
Mitarbeiterdaten (bei Angestellten): Mitarbeiternummer, Vertragsart, Beschäftigungsdaten, Position, Stundensatz

4.2 Kundendaten

Firmenname und Kundennummer
Kontaktperson (Name, Position)
E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Geschäftsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
Steuernummer
Rechnungsinformationen
Notizen zur Geschäftsbeziehung

4.3 Organisationsdaten

Organisationsname und Subdomain
Kontakt-E-Mail und Telefonnummer
Geschäftsadresse
Logo und Farbschema
Abonnementplan und Nutzungsstatistiken

4.4 Technische Daten

IP-Adresse
Browser-Typ und -Version (User Agent)
Zeitstempel von Aktivitäten
Session-Cookies zur Authentifizierung

4.5 Protokolldaten

Benutzeraktionen im System
Änderungen an Datensätzen (alte und neue Werte)
Zugriffszeiten und -routen

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung der Software: Verwaltung von Benutzerzugängen, Mandantentrennung, Funktionsbereitstellung
Geschäftsabwicklung: Verwaltung von Kundenaufträgen, Terminen und Rechnungen
Kommunikation: Versand von E-Mails für Bestätigungen, Benachrichtigungen und Support
Sicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff, Audit-Protokollierung
Verbesserung: Analyse der Nutzung zur Optimierung der Software
Rechtliche Verpflichtungen: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Für die Bereitstellung unserer Software und damit verbundener Dienstleistungen
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Für die Systemsicherheit und Betrugsprävention
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben

7. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten zu schützen:

Verschlüsselung: SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
Passwortschutz: Sichere Passwort-Hashing-Verfahren
Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Mandantentrennung: Strikte Datenisolierung zwischen verschiedenen Organisationen
Audit-Logs: Protokollierung aller sicherheitsrelevanten Ereignisse
Regelmäßige Backups: Automatische Datensicherungen
Mitarbeiterschulung: Regelmäßige Datenschutzschulungen

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

Benutzerkontodaten: Bis zur Löschung des Kontos oder 3 Jahre nach letzter Aktivität
Geschäftsdokumente: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlichen Vorschriften
Protokolldaten: 6 Monate für Sicherheitszwecke
E-Mail-Kommunikation: 3 Jahre oder bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs

9. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten in bestimmten Fällen verlangen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf berechtigten Interessen basiert.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@pestdoc.de

10. Cookies

Unsere Software verwendet technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung:

Session-Cookie: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung (wird nach Abmeldung gelöscht)
Remember-Me-Cookie: Optional für dauerhafte Anmeldung (30 Tage Laufzeit)

Wir verwenden keine Tracking-Cookies oder Cookies von Drittanbietern für Werbezwecke.

Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten kontaktieren Sie uns bitte: